为加强协会档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效保护及利用档案，为协会发展服务，特制定本制度。
一、总则
1、协会档案，是指协会从事管理、会员服务以及其他各项活动直接形成的对协会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
2、承办人员应保证经办文字、图表、声像等文件系统的完整，保证及时归档。工作变动或因故离职时应将经办的各种文字、图表、声像向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。
二、档案管理机构及其职责
1、协会档案工作实行一级管理。一级管理是指协会秘书处的统筹管理。
2、协会档案业务归属秘书处，由秘书处指定专人负责。
3、协会档案管理员按照国家有关规定，以及协会档案工作制度、条例统一管理协会的档案。
4、档案管理人员需严格执行协会档案管理规定，认真细致地做好档案保管工作，充分发挥档案资料的作用。
5、协会秘书处每年要对档案管理进行一次检查。
三、归档范围
1、重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。
2、本协会对外的正式发文与有关单位往来的文书。
3、本协会的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。
4、本协会与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。
5、本协会职工劳动、工资、福利方面的文件材料。
6、本协会的大事记及反映本协会重要活动的剪报、照片、录音、录像等。
四、归档制度
1、凡属归档范围的文件资料，均由协会集中统一管理，任何个人不得擅自留存。
2、归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关部门需保留的，秘书处保存复印件。
4、凡协会业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档；以协会名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。
5、业务活动中的有关请示报告及上级领导批复，属付款性质的，由财务部保存原件；属人事问题的，由秘书处保存原件；其他重要报告，在企业资料归档范围内的，连同有关资料由经办人整理后移交秘书处。
6、协会级的收文、发文等文书资料均由秘书处归档。
五、档案借阅制度
1、档案属于协会机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经协会领导批准不得借阅。
2、借阅保管的档案材料，须经档案分类所属部门负责人批准。借阅档案必须在办公室指定的地方，不得携带外出。需要借出档案的，须经秘书长批准。
3、借阅档案，必须履行登记、签收手续。
4、借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。过期由档案管理员催还。需要长期借出的，须经秘书处主管报协会领导批准。
5、借出档案时，应在借出的档案位置上，放一代替卡，标明卷号、借阅时间、借阅单位或借阅人，以便查阅和催还。
6、借阅档案者必须妥善保管档案，不得任意转借或复印、不得拆卸、损污文件，归还时保证档案材料完整无损。否则，追究当事人责任。
7、借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管部门及时处理。
六、附则
本制度由协会秘书处负责解释、修订。